FLUXOGRAMA

Esta ferramenta possibilita a descrição passo a passo de rotinas administrativas. Sempre obedece a entrada, o processamento e a saída. Sua utilização deve seguir a sequência:

• Escolher a rotina que se deseja analisar
• Colher dados sobre esta
• Desenhar a rotina
• Análise

A sua representação nos faz compreender de forma simples e rápida a circulação de informações ou documentos entre os departamentos e possibilita a intervenção e a otimização no processo. Cada processo deve ter um fluxograma.

Características:

• Padroniza os procedimentos
• Agiliza a descrição dos métodos
• Facilita o entendimento
• Fácil identificação dos aspectos importantes
• Melhor análise

Vantagens:

• desenvolve espírito de equipe e responsabilidade individual
• facilita o entendimento das tarefas
• cria motivação pela informação

Desvantagens:

Há uma certa dificuldade no seu desenho quanto ao nível de detalhes.

Como elaborar um Fluxograma?

Devem ser respondidas as seguintes perguntas:

• O que é feito?
• Para que serve?
• Porque essa fase é necessária ?
• Onde essa fase deve ser feita?
• Quando?
• Quem executa essa fase?
• Como essa fase está sendo executada?

Sua representação:

O Fluxograma é representado através de símbolos cada um com um significado próprio.