FLUXOGRAMA
Esta ferramenta possibilita a descrição passo a passo de rotinas administrativas. Sempre obedece a entrada, o processamento e a saída. Sua utilização deve seguir a sequência:
- Escolher a rotina que se deseja analisar
- Colher dados sobre esta
- Desenhar a rotina
- Análise
A sua representação nos faz compreender de forma simples e rápida a circulação de informações ou documentos entre os departamentos e possibilita a intervenção e a otimização no processo. Cada processo deve ter um fluxograma.
Características:
- Padroniza os procedimentos
- Agiliza a descrição dos métodos
- Facilita o entendimento
- Fácil identificação dos aspectos importantes
- Melhor análise
Vantagens:
- desenvolve espírito de equipe e responsabilidade individual
- facilita o entendimento das tarefas
- cria motivação pela informação
Desvantagens:
Há uma certa dificuldade no seu desenho quanto ao nível de detalhes.
Como elaborar um Fluxograma?
Devem ser respondidas as seguintes perguntas:
- O que é feito?
- Para que serve?
- Porque essa fase é necessária ?
- Onde essa fase deve ser feita?
- Quando?
- Quem executa essa fase?
- Como essa fase está sendo executada?
Sua representação:
O Fluxograma é representado através de símbolos cada um com um significado próprio.